Quản lý kho là công đoạn cần thiết và vô cùng quan trọng trong việc sắp xếp, nắm bắt thông tin sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp hoặc cửa hàng. Việc kinh doanh càng phát triển, số lượng hàng hóa trong kho cũng ngày càng tăng cao. Quản lý kho hiệu quả sẽ tối ưu chi phí, tối đa lợi nhuận cho đơn vị kinh doanh. Vậy quản lý kho thế nào để hàng vào – hàng ra minh bạch, không thất thoát hàng hóa? Dưới đây là một số cách được ACTech tổng hợp, giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả trong quản lý kho.
1/ Quản lý kho là gì?
Quản lý kho là quá trình kiểm soát và tổ chức các hoạt động liên quan đến lưu trữ, vận chuyển, theo dõi hàng hóa, nguyên liệu, sản phẩm hoặc tài sản của một tổ chức trong một kho lưu trữ hoặc hệ thống kho lưu trữ. Mục tiêu của quản lý kho là đảm bảo rằng các nguồn tài sản và hàng hóa của tổ chức, doanh nghiệp được duy trì, vận hành hiệu quả để đáp ứng nhu cầu sản xuất, cung cấp và dịch vụ.
2/ Tại sao cần quản lý kho?
Kiểm tra tồn kho thường xuyên giúp chủ doanh nghiệp, cửa hàng nắm rõ được số lượng hàng hóa, sản phẩm hiện có để từ đó điều chỉnh lượng nhập – xuất hàng. Nhiệm vụ của quản trị tồn kho là phải trả lời được 2 câu hỏi: Lượng tồn kho bao nhiêu là tối ưu? Và khi nào tiến hành đặt hàng?
3/ Lợi ích của việc quản lý kho
Tối ưu hóa lưu trữ và vận chuyển: Quản lý kho giúp tối ưu hóa việc sử dụng không gian lưu trữ, tránh lãng phí không gian và tối ưu hóa quá trình vận chuyển để giảm thiểu chi phí.
Duy trì cân đối cung cầu: Quản lý kho giúp duy trì sự cân đối giữa nguồn cung và nhu cầu tiêu thụ, đảm bảo rằng sản phẩm luôn có sẵn khi khách hàng cần mua, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc dư thừa.
Dự báo và quản lý rủi ro: Quản lý kho cung cấp thông tin về lịch sử tồn kho và tiêu thụ, giúp dự báo nhu cầu trong tương lai và quản lý rủi ro trong quá trình cung cấp.
Tăng hiệu suất và khách hàng hài lòng: Quản lý kho đảm bảo rằng sản phẩm luôn có sẵn khi khách hàng cần, giúp cải thiện dịch vụ khách hàng và tăng hài lòng của họ.
Kiểm soát thất thoát: Quản lý kho giúp kiểm soát hàng hóa và phát hiện thất thoát hoặc kết thúc không rõ nguyên nhân trong quá trình lưu trữ và vận chuyển hàng hóa.
Tóm lại, quản lý kho là một phần quan trọng của hoạt động kinh doanh để đảm bảo tài sản và hàng hóa của tổ chức được duy trì và vận hành một cách hiệu quả, đồng thời tối ưu hóa cung cấp và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
4/ Những công việc cần làm khi quản lý kho
Quản lý kho là một quá trình phức tạp và đa dạng, đòi hỏi sự chú ý đến nhiều khía cạnh khác nhau. Dưới đây là một số công việc cần làm khi quản lý kho:
- Lập kế hoạch và dự báo: Xác định nhu cầu tiêu thụ và lập kế hoạch dự trữ hàng hóa dựa trên dự báo nhu cầu của khách hàng và các yếu tố khác như mùa vụ, xu hướng thị trường.
- Kiểm soát tồn kho: Theo dõi và kiểm tra định kỳ lượng tồn kho để đảm bảo rằng các mức tồn kho luôn ở mức an toàn và không quá thừa hoặc thiếu.
- Nhập và xuất kho: Ghi nhận mọi hoạt động nhập và xuất hàng chính xác. Kiểm tra hàng hóa khi nhập vào kho và đảm bảo rằng chúng được lưu trữ và xử lý một cách đúng quy trình.
- Phân loại và sắp xếp: Tổ chức và sắp xếp hàng hóa trong kho theo cách dễ dàng để tìm kiếm, lấy hàng và đảm bảo sự hiệu quả trong việc quản lý.
- Quản lý không gian lưu trữ: Theo dõi sự sử dụng không gian lưu trữ và tối ưu hóa việc sắp xếp hàng hóa để sử dụng không gian một cách hiệu quả.
- Quản lý số lượng: Đảm bảo rằng số lượng hàng hóa được ghi chính xác và theo dõi mọi thay đổi trong số lượng do nhập, xuất và thất thoát.
- Kiểm kê kho: Thực hiện kiểm kê định kỳ để xác minh sự khớp nhau giữa thông tin hệ thống và thực tế trong kho.
- Quản lý chất lượng: Theo dõi chất lượng hàng hóa và thực hiện kiểm tra để đảm bảo rằng sản phẩm không bị hỏng hóc hoặc lỗi.
- Điều phối và vận chuyển: Tổ chức việc vận chuyển hàng hóa từ kho đến các địa điểm khác một cách hiệu quả và an toàn.
- Xử lý hàng hóa hỏng và thất thoát: Xác định và xử lý hàng hóa bị hỏng hoặc mất mát theo quy trình quản lý riêng biệt.
- Sử dụng công cụ quản lý kho: Sử dụng phần mềm hoặc hệ thống quản lý kho để ghi chép, theo dõi và báo cáo các hoạt động trong kho.
- Tối ưu hóa chuỗi cung ứng: Lập kế hoạch và tương tác với các phần khác của chuỗi cung ứng để đảm bảo rằng cả quá trình từ nhập khẩu đến phân phối đều diễn ra một cách hiệu quả.
- Phân tích và cải tiến: Xem xét dữ liệu hoạt động kho để xác định cơ hội cải tiến và tối ưu hóa quá trình quản lý kho.
- Đảm bảo quy định về PCCC và an toàn kho: Cần đảm bảo tuyệt đối các quy tắc phòng cháy chữa cháy trong kho. Luôn đảm bảo kiểm tra định kỳ cơ sở hạ tầng kho để tránh tình trạng ẩm ướt, mối mọt, hư hỏng ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
ACTech SSM – Phần mềm quản lý kho thông minh được ví như “cánh tay phải” giúp doanh nghiệp quản trị tổng thể các vấn đề xoay quanh tình hình xuất nhập kho, hàng tồn kho…thống kê, lưu trữ các thông tin hàng hóa.
ACTech SSM cũng người dùng quản lý hàng hóa xuyên suốt từ quá trình nhập kho, điều chuyển nội bộ, kiểm kê hàng hóa, xuất kho, vận chuyển,…đến tổng hợp và đối chiếu công nợ. Từ đó, người dùng có thể dễ dàng nắm bắt tình hình kinh doanh của doanh nghiệp nhằm giảm thiểu tối đa rủi ro, tiết kiệm thời gian và tối ưu chi phí.
Quản lý và kiểm kê kho có nhiều tính năng nổi bật bao gồm: Quản lý kho hàng, quản lý đơn hàng, quản lý giao hàng, báo cáo,…
Chi tiết tham khảo tại: https://actechsmt.com/san-pham/service-ssm/
Chi tiết xin liên hệ:
